Tipo de sociedad

Nuestra empresa "Aromática Montañas de Café" sera un tipo de sociedad S.A.S (sociedad por acciones simplificada) ya que esta obedece a la tendencia de flexibilización del derecho societario e introduce un tipo social híbrido, con autonomía, tipicidad definida y con una regulación vinculada al régimen general de las sociedades. 
Este nuevo tipo brinda a nuestra empresa las ventajas de las sociedades anónimas y al mismo tiempo les permite diseñar los mecanismos de gobernabilidad de sus empresas a la medida de sus necesidades.En términos generales este nuevo tipo societario ofrece flexibilidad en temas tales como: constitución, organización y funcionamiento, convocatorias, reformas estatutarias y reorganización de la sociedad, juntas directivas y acuerdos de accionistas, entre otros.

¿CUÁLES SON LOS REQUISITOS PARA CONSTITUIR UNA S.A.S DE CONFORMIDAD CON LA LEY 1258 DE 2008?

El artículo 5 de la ley  1258 de 2008 indica que el documento de constitución deberá contener por lo menos los siguientes requisitos:

1. Nombre, documento de identidad, domicilio de los accionistas (ciudad o municipio donde residen).

2. Razón social o denominación de la sociedad, seguida de las palabras “sociedad por acciones simplificada”, o de las letras S.A.S.

3. El domicilio principal de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo acto de constitución.

4. El término de duración, si éste no fuere indefinido. Si nada se expresa en el acto de constitución, se entenderá que la sociedad se ha constituido por término indefinido.

5. Una enunciación clara y completa de las actividades principales, a menos que se exprese que la sociedad podrá realizar cualquier actividad comercial o civil, lícita. Si nada se expresa en el acto de constitución, se entenderá que la sociedad podrá realizar cualquier actividad lícita.

6. El capital autorizado, suscrito y pagado, la clase, número y valor nominal de las acciones representativas del capital y la forma y términos en que éstas deberán pagarse.

7. La forma de administración y el nombre, documento de identidad y las facultades de sus administradores. En todo caso, deberá designarse cuando menos un representante legal.

La falta de uno o más requisitos en el documento de constitución, impide la inscripción de la constitución y ocasiona la devolución de todos los documentos por parte de la Cámara de Comercio.

El documento privado de constitución será objeto de autenticación ante notario de manera previa a la inscripción en el registro mercantil de la Cámara de Comercio, por los constituyentes.

Requisitos legales para la constitución y funcionamiento de la empresa

Para la constitución legal y su debido funcionamiento nuestra empresa"aromática montañas de café" comenzara desarrollando un plan de negocios,es decir,el documento central que se convierte en el manual de operaciones de nuestra organización, debemos realizar un trabajo serio en esta etapa previa, hacer una detallada Investigación de Mercado, diseñar la Estructura Administrativa, evaluar y analizar financieramente el proyecto, entre otras áreas vitales en las empresas. De igual forma debemos tener en cuenta que este documento se convierte en la carta de presentación de la naciente empresa para participar en convocatorias u obtener inversionistas

Si nuestro emprendimiento, no cuenta con socios, tenemos dos alternativas válidas, estas son: inscribirnos en Cámara de Comercio como Comerciante-Persona Natural o inscribirnos como Empresa Unipersonal, la cual tiene características similares a la Sociedad Limitada.

para seguir con la conformación de nuestra empresa en el ámbito legal debemos cumplir con los siguientes documentos :

ANTE CÁMARA DE COMERCIO:

a. Verificar la disponibilidad del Nombre(tiene un costo de 2500 por cada nombre que desee verificar)

b. Diligenciar el formulario de Registro y Matricula.

c. Diligenciar el Anexo de Solicitud del NIT ante la DIAN. (También se puede hacer en la DIAN).

d. Pagar el Valor de Registro y Matricula(El costo de la matricula mercantil depende de los activos registrados en el proceso)

ANTE LA DIAN:

¿como se inscribe?

La inscripción en el RUT comprende el diligenciamiento del formulario a través del portal virtual de la DIAN www.dian.gov.co (se puede hacer directamente por el interesado, o asistido por un funcionario acreditado en los puntos de atención a nivel nacional), y su posterior formalización, que conlleva la presentación de los documentos requeridos para el trámite en los puntos de contacto habilitados por la DIAN o ante la Cámara de Comercio en caso de necesitar matrícula mercantil. 

Para realizar la inscripción por la página web de la DIAN, ingrese al enlace:

http://muisca.dian.gov.co/WebRutMuisca/DefInscripcionRutPortal.faces

Puede seleccionar si está actuando como

• Persona Natural no comerciante que realiza actividades excluidas del IVA (Ej. Asalariados, Rentistas de Capital, Transportador, actividades de la práctica médica u odontológica sin vinculación laboral, entre otros. Ver artículo 476 del Estatuto Tributario).
• Persona Natural comerciante con NIT asignado antes del mes de septiembre del año 2004 y que aún no ha hecho la reinscripción.
• Sucesión Ilíquida.
• Persona Natural del Régimen Simplificado del IVA No Comerciante.
• Nueva Persona Jurídica que no requiere registro mercantil o certificado de cámara de comercio.
• Persona Jurídica comerciante con NIT asignado antes del mes de septiembre del año 2004 y que aún no ha hecho la reinscripción.
• Comerciante (Personas Natural o Jurídica) que aún no cuenta con el NIT y requiere el registro mercantil.

Diligencie el formulario con la información de identificación, ubicación y clasificación, para tal fin, el portal de la DIAN http://www.dian.gov.co ofrece capacitación virtual a través de videos y cartillas.

Después de completar toda la información, guarde el formulario (formato 001), pulse la opción enviar, siguiendo las instrucciones. En este momento el sistema solicita adjuntar los documentos requeridos, como soporte del trámite en formato PDF. El cliente debe esperar cinco (5) días calendario para recibir en el correo electrónico informado en el formulario el PDF del certificado de inscripción en el RUT.

Para las personas jurídicas y asimiladas que deben acreditar el requisito de titularidad de cuenta corriente o de ahorros, el sistema le generará el formato 1648 “Información Número de Identificación Tributaria –NIT-“, para que previo a la formalización de la inscripción, el interesado realice el trámite de apertura de cuenta ante la Entidad Bancaria correspondiente. Este formato 1648 tiene vigencia de 15 días calendario; Si vencido el término anterior el usuario no ha presentado la constancia de titularidad de la cuenta corriente o de ahorros, el NIT provisional no tendrá validez.

Si el trámite se realiza de forma presencial, el funcionario diligenciará el formulario de inscripción de acuerdo a la información suministrada por el usuario.

Este documento no posee costo alguno 

ANTE LA NOTARIA:

a. Escritura Pública. (Esta deberá ser presentada ante Cámara de Comercio en el momento del Registro)

Tener en Cuenta: Todo tipo de sociedad comercial, si tienen menos de 10 trabajadores o hasta 500 salarios mínimos de activos al momento de la constitución, no necesitan escritura pública para constituirse.

Cuando se aporten bienes inmuebles, el documento de constitución deberá ser por escritura pública, el impuesto de registro deberá ser cancelado en oficina de instrumentos público y presentar copia del recibo  o certificado de libertad que acredite la inscripción previa de la escritura pública en esa oficina, al momento de presentar los documentos.

b.costo:

Por la elaboración de la escritura pública se paga $2000 por cada hoja y una vez elaborada se paga de acuerdo al monto del capital.

Se paga dependiendo el monto de capital de la siguiente manera: 2.7 por mil (2.7/1000) + $ 5.730 (constante)

ANTE LA SECRETARIA DE HACIENDA DE LA ALCALDÍA:

1. Registro de Industria y Comercio: El impuesto de Industria y Comercio grava todas las actividades comerciales,industriales y de servicios, es decir, todos los establecimientos que figuren en el Distrito de Barranquilla, tiene que inscribirse en la Dirección de Impuesto Distrital de Barranquilla.

2. Registro de Uso del Suelo: La Secretaría de Planeación Distrital expide el Certificado con base a una solicitud que hace el contribuyente donde relaciona una visita, el número del NIT, dirección, representante legal o propietario,actividad comercial; con base en la solicitud se paga un impuesto en la caja general de la tesorería distrital de $ 17.700; después el pago se efectúa una visita al establecimiento y luego de esto se expide el certificado del uso del suelo.

Requisitos

Para tramitar el certificado del uso del suelo, se deberá elaborar una solicitud por escrito que

contenga:

• Nombre del establecimiento.

• Actividad comercial.

• Dirección.

• Nombre del Representante Legal.

• Cédula de ciudadanía o NIT.

Vigencia: Es de un año y el valor $ 13.700

Condiciones Sanitarias:La patente de sanidad fue abolido por el decreto 2150 de diciembre del 95. Actualmente sólo se realiza una visita de control sanitario para lo cual se requiere llevar en la carta para solicitar la visita.

El funcionario va a la establecimiento y hace la inspección para ver si la empresa cumple con los requisitos de sanidad.

El inspector o funcionario en esta visita entrega a la empresa un acta de visita (formato Gratuito) Tanto la visita como el acto de visita son gratuitos.

Seguridad:La empresa solicitará en la Estación de Bomberos el certificado de Bomberos de Barranquilla.

Para esto, solicita en forma verbal o escrita, una visita al negocio, la cual será realizada por el Inspector quien revisará que el establecimiento cumpla, con las normas de seguridad exigidas 

( Extintores de H2O, Co2,espuma, buenas instalaciones eléctricas, etc.) y llena un formato de revisión del establecimiento (gratuito) y entrega el original y se lleva una copia.

La empresa debe pagar un impuesto de bomberos que se cancela por medio del impuesto de Industria y Comercio.

El pago del Impuesto de Bomberos se paga en el respectivo banco. El recibo de pago se Anexa al formulario de visita para que en la Estación elaboren el Certificado de Bomberos.

Vigencia: Un año.

Entrega: Inmediata.

Valor: Gratuito

NOTA: Los trámites de DIAN y Secretaria de Hacienda, se pueden realizar en el caso de algunas ciudades directamente en la Cámara de Comercio.

REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO:

Están compuestos por los libros de contabilidad, libros de actas, libros de registro de aportes, comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con las operaciones de la empresa.Una vez matriculada la sociedad o empresa, el propietario de esta o el representante legal debe presentar y solicitar el registro de los libros de comercio, con carta dirigida a la Cámara de Comercio y diligenciar el formulario de solicitud respectivo. Los libros son los siguientes:

• Libro auxiliar: se lleva para registrar detalladamente en orden cronológico las cuentas principales, totalizando débitos, créditos y saldo que pasa al final de cada período al libro diario y al libro mayor, este libro no requiere ser registrado en la Cámara de Comercio.

• Libro caja – diario: en este libro se pasan las operaciones contables en orden cronológico, en forma individual o por resúmenes que no excedan de un mes.

• Libro mayor: en este libro se pasan las operaciones por cuentas utilizando el sistema de partida doble; permitiendo establecer el resumen mensual de todas las operaciones para cada cuenta.

• Libro inventario y balance: se debe hacer un inventario y un balance general al iniciar sus actividades y por lo menos una vez cada año para conocer en forma clara y completa la situación del patrimonio.

• Libro de accionistas: en el se escriben las acciones, anotando el título, el número y la fecha de inscripción, al igual que los cambios de propietario.

• Libro de actas: los libros de actas pueden ser de dos clases: libros de actas de asamblea de socios y libro de acta de junta directiva. El primero lo deben llevar todas las sociedades, el segundo solo en las que posean junta directiva.

En los libros de actas, deben anotarse en orden cronológico las actas de las reuniones, las cuales deberán ser firmadas por el secretario y presidente de la reunión.

La primera hoja de cada libro debe presentarse rotulados (marcados) a lápiz en la parte superior con el nombre de la sociedad y la destinación que se dará a cada libro, así como numerarse consecutivamente y no tener ningún registro contable.
Los pasos a seguir en la Cámara de Comercio:

• Llevar el formato, la carta y los libros en cualquier taquilla de la Cámara de Comercio.

• Pagar los derechos de inscripción de los libros. Al momento de cancelar le entregarán el recibo de pago con el cual podrá reclamar los libros registrados, en la fecha que allí se indica. Actualmente cada libro tiene un costo de $15.000.

• Cuando le entreguen los libros, verifique que la primera página de cada libro registrado este sellado por la Cámara de Comercio y rubricadas todas las demás.

Requisitos legales de la empresa para con sus empleados:

AFILIACIÓN A LA ASEGURADORA DE RIESGOS PROFESIONALES (ARP):

Algunas de ellas son: el ISS, Colmena, Suratep,Positiva entre otros. 

Los pasos a seguir son:

Una vez elegida la ARP, el empleador debe llenar una solicitud de vinculación de la empresa al sistema general de riesgos profesionales, la cual es suministrada sin ningún costo por la ARP, dependiendo el grado y la clase de riesgo de las actividades de la empresa, ellos establecen la tarifa de riesgo la cual es un porcentaje total de la nómina y debe ser asumida por el empleador, dicho valor se debe pagar cada mes.

Adicionalmente debe vincular a cada trabajador, llenando la solicitud de vinculación del trabajador al sistema general de riesgos profesionales.

RÉGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL:

Usted deberá inscribir a alguna entidad promotora de salud (EPS) a todos sus trabajadores, los empleados podrán elegir libremente a que entidad desean vincularse (Coomeva, Susalud, Cafesalud, Cruz Blanca, entre otras). Una vez elegida el empleador deberá adelantar el proceso de afiliación tanto de la empresa como para el trabajador, mediante la diligenciación de los formularios, los cuales son suministrados en la EPS elegida.

El formulario de afiliación del trabajador deberá diligenciarse en original y dos copias, el original es para la EPS, una copia para el empleador y la otra para el trabajador.

El porcentaje total de aportes a salud es de un 12% del salario devengado por el trabajador. El valor resultante se divide en tres partes iguales, de las cuales el trabajador debe pagar una y el empleador las dos restantes.

FONDO DE PENSIONES Y CESANTÍAS:

El empleador debe afiliar a todos los miembros de la empresa al fondo de pensiones, el cual el trabajador podrá elegir. Una vez elegido se llena la solicitud de vinculación, la cual se la suministra el fondo.

Ya vinculado se debe pagar mensualmente el 13.5% del salario devengado por el trabajador, dicho valor se divide en cuatro y de estas el empleador paga tres y una el trabajador.

APORTES PARAFISCALES:

Son pagos a que está obligado todo empleador a cancelar sobre el valor de la nómina mensual a través de las cajas de compensación familiar para: Subsidio familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y SENA.

Para realizar la respectiva inscripción, se debe adquirir un formulario en la Caja donde desea afiliarse (Comfama o Comfenalco), donde le entregarán adjunto el formulario de afiliación al ICBF y al SENA.

Los pasos para la afiliación de la empresa son:

• Presentar solicitud escrita, suministrada por la Caja de Compensación Familiar, donde conste: domicilio, NIT, información sobre si estaba afiliado o no a alguna caja de compensación familiar. A la solicitud se le debe anexar lo siguiente:

1. Fotocopia de la cédula si es persona natural o Certificado de existencia y representación legal vigente si es persona jurídica.
2. Relación de trabajadores indicando para cada uno: número de cédula, nombre completo y salario actual.
3. Formulario diligenciado de afiliación a la empresa.
4. Formulario de afiliación del trabajador y de las personas a cargo.

• Para afiliar al trabajador debe:

1. Presentar el formulario de inscripción del trabajador debidamente diligenciado.
2. Adjuntar los documentos necesarios para inscribir las personas que tengan a cargo trabajadores.

• Una vez esté en la Caja de Compensación Familiar elegida, debe pagar durante los primeros diez días del mes, el valor correspondiente al 9% del total devengado en la nómina mensual, los cuales deberán ser asumidos por el empleador. La distribución del 9% es la siguiente:

  2% para el SENA.

  3% para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

  4 % para la Caja de Compensación Familia